Die Rücknahme müssen Sie gemäß § 26 Kreislaufwirtschaftsgesetz vor Beginn formlos anzeigen. Voraussetzung ist, dass Sie die freiwillige Rücknahme zur Erfüllung der Pflichten zur Produktverantwortung durchführen. Dadurch werden die Ziele der Kreislaufwirtschaft gefördert. Darüber hinaus müssen Sie die umweltverträgliche Verwertung oder Beseitigung der zurückgenommenen Abfälle gewährleisten. In der Folge gehen bei der freiwilligen Rücknahme die Pflichten des Abfallbesitzenden nach dem Kreislaufwirtschaftsgesetz auf Sie als Herstellende oder Vertreibende über. Die Pflichten bestehen aus der ordnungsgemäßen Entsorgung der Abfälle einschließlich der Nachweis- und Registerführung. Auf Antrag räumt Ihnen die zuständige Behörde Erleichterungen bei den Nachweispflichten ein. Diese Nachweispflichtbefreiung wird zwar Ihnen gegenüber als dem Rücknehmenden ausgesprochen, wirkt sich jedoch auf die tatsächlichen Abfallerzeugende und gegebenenfalls auf die Befördernde aus. Der Abfallerzeugende erhält als Nachweis der durchgeführten Entsorgung den Beleg, den Sie mit der Behörde vereinbart haben. In der Regel ist dies ein Übernahmeschein.
Die Befreiung wird dabei in der Regel mit der Nebenbestimmung verbunden, dass Sie den betroffenen Landesstellen für die Überwachung gefährlicher Abfälle regelmäßig Listen der zurückgenommenen Abfälle vorlegen. Form und Inhalt der Auflistungen sowie Zeitpunkt und Intervall der Vorlage können in dem Befreiungsbescheid individuell festgelegt werden.